In arbeidsrelaties zijn functioneringsgesprekken en de bijbehorende verslagen vaste prik. Ze dienen als ijkpunt voor het bespreken en vastleggen van het functioneren en de ontwikkeling van de werknemer. Maar wat, als een werknemer een dergelijk verslag inzet als bewijs voor een loonsverhoging? Het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch oordeelde recent over de vraag of een verslag van een functioneringsgesprek bijzondere bewijskracht heeft: een uitspraak die relevant is voor zowel werkgevers als werknemers.

Wat speelde er?

Een werknemer stelde dat hij recht had op een hoger salaris en verwees daarbij naar het verslag van een functioneringsgesprek. Volgens hem zou aan het verslag “bijzondere bewijskracht” moeten worden toegekend, omdat het een akte zou zijn in de zin van het bewijsrecht.

Het Hof oordeelde echter anders. Volgens vaste rechtspraak is er volgens het Hof pas sprake van een akte, wanneer sprake is van een ondertekend geschrift dat tot doel heeft een verklaring van een partij vast te leggen, met het oog op het leveren van bewijs.

Daar voldoet een functioneringsverslag niet aan, aldus het Hof. Zo’n verslag heeft namelijk als doel het functioneren, de planning en ontwikkeling van een werknemer vast te leggen, maar is niet bedoeld om bindende afspraken over arbeidsvoorwaarden – zoals salaris – te formaliseren.

Belang voor de praktijk, tips voor werkgevers en werknemers

Uit deze uitspraak volgt, dat een functioneringsgesprek en het daarvan opgemaakte verslag, niet zonder meer als bewijs kunnen dienen voor bijvoorbeeld een loonsverhoging, tenzij expliciet en ondubbelzinnig afspraken zijn vastgelegd die wél als akte kwalificeren.

Werkgevers doen er dan ook goed aan om arbeidsvoorwaardelijke afspraken, zoals salarisverhogingen, separaat en expliciet vast te leggen, bij voorkeur in een schriftelijk document dat voldoet aan de eisen van een akte. Als het niet de bedoeling is dat werknemers aan in functioneringsgesprekken besproken zaken over arbeidsvoorwaarden rechten gaan ontlenen, dan is het verstandig in de verslaglegging duidelijk op te nemen dat er slechts oriënterend is gesproken en dat er geen definitieve afspraken zijn gemaakt.

Werknemers doen er goed aan om, als er afspraken gemaakt over financiële zaken zoals loonsverhogingen, van werkgever te verlangen deze expliciet en separaat schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld in een allonge op de arbeidsovereenkomst.

Lees hier de volledige uitspraak.

Tot slot

Heeft u vragen over het correct opstellen van functioneringsverslagen of het vastleggen van arbeidsvoorwaardelijke afspraken? Neem dan gerust contact op met een van de gespecialiseerde arbeidsrechtadvocaten van SPEE advocaten & mediation. Wij zijn u graag van dienst!