1. Begripsbepalingen

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:
a. Kantoor: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid SPEE advocaten B.V., h.o.d.n. SPEE advocaten & mediation;
b. Cliënt: de contractspartij van kantoor;
c. Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienst-verlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
d. Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
e. Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.
.

2. Toepassingsbereik

a. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen SPEE advocaten & mediation en de cliënt.
b. Iedere advocaat van SPEE advocaten & mediation draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
.

3. Doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. Medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
.

4. Informatie bij aanvang dienstverlening

a. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
b. SPEE advocaten & mediation heeft in de overeenkomst van opdracht via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
c. Indien klager zich niet kan vinden in de door SPEE advocaten & mediation voorgestelde oplossing, dan kan klager zich (desgewenst) binnen twaalf maanden na de schriftelijke reactie van SPEE advocaten & mediation wenden tot de bevoegde rechter van het arrondissement Limburg, zittingsplaats Maastricht.

.

5. Interne klachtprocedure

a. Indien een klager het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. M.J.E. Spee, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
b. De klacht dient te worden ingediend door klager binnen drie maanden na het moment waarop klager kennis heeft genomen of redelijkerwijs kennis had kunnen nemen van het handelen dan wel nalaten dat aanleiding heeft gegeven tot de klacht.
c. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
d. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachten-functionaris.
e. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
f. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
g. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
.

6. Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

a. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
b. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
.

7. Verantwoordelijkheden

a. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
b. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
c. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
d. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
.

8. Klachtregistratie

a. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
b. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
c. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
d. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.