In de praktijk komt het regelmatig voor dat een bestuurder van een VvE op informele wijze wordt aangesteld, bijvoorbeeld als degene die de VvE voor het eerst bij de Kamer van Koophandel registreert zichzelf inschrijft als bestuurder of als de koper van het appartement van een bestuurder wordt ingeschreven als opvolgend bestuurder. Mag dit zomaar en kan hier iets aan gedaan worden? De kantonrechter te Rotterdam moest hier onlangs over oordelen.
Wat speelde hier?
Binnen de VvE van een flatgebouw te Rotterdam speelde het volgende. De VvE werd gevormd door de eigenaar van twee winkels op de begane grond en de eigenaars van 7 boven de winkels liggende appartementen. Twee van de appartementen boven de winkels waren eigendom van de zoon van de eigenaar van de winkels. Vader en zoon hadden samen 18 van de 28 stemmen in de VvE. De eigenaars van de overige vijf appartementen hadden samen de resterende 10 stemmen.
In mei 2023 vond een VvE-vergadering plaats waarin de begroting voor het jaar 2023 werd besproken. De eigenaars van de 5 overige appartementen hadden voorafgaand aan de vergadering gevraagd om onderliggende financiële stukken, maar die kregen ze niet. Tijdens de vergadering is vervolgens gestemd. Zij stemden tegen instemming met de begroting en ook tegen het voorstel om de VvE-bijdrage te verviervoudigen. Vader en zoon, die dus een meerderheid van stemmen hadden, stemden echter voor. Daarmee had de VvE dus de voorgestelde besluiten genomen.
De procedure
De 5 overige eigenaars voelden zich buitenspel gezet, doordat zij geen inzicht hadden in de financiën van de VvE en door de stemverhoudingen geen invloed hadden op de besluitvorming. De besluiten waren daardoor volgens hen in strijd met de redelijkheid en billijkheid. Bovendien zouden vader en zoon niet bevoegd zijn om als bestuurder en/of voorzitter van de VvE op te treden. Zij verzochten daarom in een procedure om o.a. de besluiten om in te stemmen met de begroting en de VvE-bijdrage te verviervoudigen te vernietigen; om de VvE te veroordelen om de administratie binnen vier weken af te geven op straffe van een dwangsom; om voor recht te verklaren dat de benoeming van vader en zoon tot voorzitter en bestuurder nietig is en om een vervangende machtiging te verlenen voor het aanstellen van een nieuwe bestuurder en voorzitter.
Wat zegt de wet?
De kantonrechter kan onder andere besluiten van de VvE vernietigen als die besluiten in strijd zijn met de redelijkheid en billijkheid (artikelen 5:130, 2:15 en 2:8 BW). Een besluit kan wat betreft inhoud in strijd zijn met de redelijkheid en billijkheid als de VvE bij behoorlijke afweging van alle betrokken belangen in redelijkheid en naar billijkheid niet tot dat besluit heeft kunnen komen. Een besluit kan ook in strijd zijn met de redelijkheid en billijkheid door de manier waarop het tot stand is gekomen. Dat kan het geval zijn als de VvE een besluit heeft genomen zonder dat de VvE-leden voldoende gelegenheid hebben gehad om aan de besluitvorming deel te nemen.
Oordeel kantonrechter
Tegen de achtergrond van dit juridische kader oordeelde de kantonrechter als volgt:
“Op 12 mei 2023 heeft de VvE besloten om in te stemmen met de begroting van 2023 en om de VvE-bijdrage te verviervoudigen. Verzoekers willen dat die besluiten worden vernietigd, omdat zij ondanks verzoeken niet de beschikking hebben gekregen over de bijbehorende financiële administratie. Verzoekers zijn allemaal nog niet lang eigenaar en willen daarom kunnen nagaan waar de bedragen in de begroting vandaan komen en of die begroting en de verhoging redelijk en reëel zijn.
In reactie op dit verzoek heeft de VvE verwezen naar het MJOP. Volgens haar volgt daaruit dat er onderhoudskosten gereserveerd moeten worden. Of dat uit het MJOP valt op te maken laat de kantonrechter in het midden. Zelfs als dat zo zou zijn dan hebben verzoekers er namelijk nog geen zicht op welke reserves er op dit moment zijn, hoe die tot stand zijn gekomen en welke opbouw daarin voorzienbaar is. Er is geen discussie over dat verzoekers meermaals om die informatie gevraagd hebben en dat zij die tot vandaag niet gekregen hebben. Bij die stand van zaken had de VvE niet kunnen besluiten om de begroting goed te keuren en de VvE-bijdrage te verviervoudigen. Die besluiten worden daarom vernietigd.
De beheerder van de VvE moet op grond van het splitsingsreglement aan iedere eigenaar inzage geven in de financiële administratie (artikel 40 lid 6). De VvE-beheerder weigert dit dus ten onrechte. Volgens de VvE is dat inzagerecht niet onbeperkt en moeten de leden specificeren welke stukken zij willen zien. Dat is de kantonrechter met de VvE eens, maar dat hebben verzoekers in hun verzoekschrift ook gedaan. De VvE heeft niet gesteld dat het verstrekken van die specifieke stukken in redelijkheid niet mogelijk is, gezien de tijd, kosten of moeite die daarmee gepaard gaat. Dit staat dus niet aan toewijzing in de weg.
Vader en zoon zijn in het verleden opgetreden als voorzitter en/of bestuurder van de VvE. Volgens de verzoekers heeft de VvE echter nooit een besluit daartoe genomen. Zij stellen daarom dat de aanstelling als voorzitter en/of bestuurder nietig is.
De kantonrechter stelt vast dat uit het splitsingsreglement volgt dat alleen door de vergadering van eigenaars een voorzitter (artikel 32 lid 5) en bestuurder (artikel 40 lid 1) kan worden benoemd. Het had daarom op de weg van de VvE gelegen om te stellen (en te onderbouwen) wanneer de vergadering van eigenaars heeft besloten dat vader en zoon als bestuurder en/of voorzitter worden aangesteld. Dat heeft zij niet gedaan. Daardoor kan niet worden vastgesteld dat beide heren op rechtsgeldige wijze zijn benoemd, zodat de kantonrechter daarom voor recht zal verklaren dat hun aanstelling nietig is (artikel 5:129 en artikel 2:14 lid 2 BW).
Op 11 mei 2024 heeft opnieuw een VvE-vergadering plaatsgevonden. In eerste instantie was deze gepland op Tweede Paasdag in een poolcafé. De verzoekers hebben laten weten dat zowel deze dag, als de locatie voor hen geen optie is. Ze hebben voorgesteld om een datumprikker rond te sturen en de locatie te wijzigen naar een kantoor in de buurt. De VvE heeft niet gereageerd op deze verzoeken. Ze heeft alleen de vergadering verplaatst naar zaterdag 11 mei 2024. De verzoekers hebben opnieuw gevraagd om deze te verplaatsen, in ieder geval naar een doordeweekse dag. De reden daarvan is dat de meeste eigenaren het beheer hebben overgedragen aan een professionele organisatie en dat de gemachtigde van de verzoekers ook graag aanwezig wilde zijn. De VvE heeft niet op deze bezwaren gereageerd en de vergadering door laten gaan. Geen van de verzoekers is daarbij verschenen.
De kantonrechter stelt voorop dat voor alle besluiten die op deze vergadering zijn genomen geldt dat deze in strijd zijn met de redelijkheid en billijkheid, alleen al door de manier waarop deze tot stand zijn gekomen. Door de manier waarop de vergadering is ingepland hebben verzoekers namelijk niet voldoende gelegenheid gehad om deel te nemen aan de besluitvorming. Ook om (meer) inhoudelijke redenen zijn de besluiten in strijd met de redelijkheid en billijkheid.
Tijdens de vergadering is mevrouw H benoemd als nieuwe bestuurder. De verzoekers zijn vooraf niet op de hoogte gesteld van de voorgestelde nieuwe bestuurder. Bovendien hebben de verzoekers onbetwist gesteld dat mevrouw H geen professionele bestuurder is. Zij heeft alleen een hotmailadres, is online onvindbaar, heeft geen online beheerportaal, en geen KvK-inschrijving. Door de VvE is niet onderbouwd waarom mevrouw H wel een geschikte bestuurder is. Dit benoemingsbesluit wordt daarom vernietigd.
Uit het voorgaande volgt dat de aanstelling van vader en zoon als voorzitter en bestuurder nietig is en dat de benoeming van mevrouw H vernietigd wordt. Dat betekent dat de VvE nu feitelijk geen voorzitter en bestuurder heeft. De verzoekers hebben daarom om een vervangende machtiging gevraagd om Muneris Vastgoeddiensten te benoemen tot bestuurder en de heer [persoon I] (bestuurder van verzoeker [verzoeker 5] ) tot voorzitter.
In principe besluit de vergadering van eigenaars over de benoeming van de bestuurder en voorzitter. Als de vergadering dat zonder redelijke grond weigert kan de medewerking worden vervangen door een vervangende machtiging van de kantonrechter (artikel 5:121 BW).
Verzoekers hebben onbetwist gesteld dat zij op de vergadering van 12 mei 2023 hebben voorgesteld om een externe bestuurder te benoemen, maar dat de VvE dat heeft geweigerd. De VvE heeft niet aangevoerd welke redelijke grond zij hiervoor heeft. De kantonrechter oordeelt dat er juist veel aanleiding is om wel een externe bestuurder te benoemen. In deze twee procedures en de gang van zaken daaromheen is voldoende tot uitdrukking gekomen dat de relaties binnen de VvE ernstig verstoord zijn. De VvE en verzoekers kunnen niet tot afspraken komen en lijken alleen door te procederen tot besluitvorming te kunnen komen. Bovendien is de VvE momenteel feitelijk onbestuurd. De kantonrechter ziet in die omstandigheden aanleiding om de verzoeken toe te wijzen.
De kantonrechter benoemt zoals verzocht [persoon I] (de bestuurder van één van de verzoekers) tot voorzitter. Hiermee wordt namelijk ook voorkomen dat zowel de meerderheid van de stemmen als het voorzitterschap bij dezelfde eigenaar(s) berust. Zoals uit deze procedures is gebleken draagt dat niet bij aan het draagvlak van de besluiten en het vertrouwen van alle leden in de VvE. Mogelijk brengt deze benoeming de zaken meer in evenwicht.”
Conclusie:
Uit het vonnis van de kantonrechter blijkt, dat de benoeming van het bestuur van een VvE altijd via de vergadering moet. De aanstelling van een VvE-bestuur op informele wijze, dus zonder vergadering, is nietig.
Wilt u meer weten of heeft u vragen over uw positie als appartementseigenaar? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met een van onze advocaten. Wij zijn u graag van dienst!