1. Begriffserklärungen

In dieser Beschwerderegelung werden die folgenden Begriffe wie folgt definiert:
a. Kanzlei: die geschlossene Gesellschaft mit eingeschränkter Haftung nach niederländischem Recht, SPEE advocaten B.V., mit dem Handelsnamen SPEE advocaten & mediation;
b. Mandant: der Vertragspartner der Kanzlei;
c. Beschwerde: jede schriftliche Äußerung der Unzufriedenheit eines Mandanten gegenüber einem Anwalt oder einer unter dessen Verantwortung arbeitenden Person bezüglich des Zustandekommens oder der Ausführung eines Mandats, der Qualität der Dienstleistung oder der Rechnungshöhe, die keine Beschwerde konform § 4 des niederländischen Advocatenwet darstellt,
d. Kläger: der Mandant oder sein Vertreter der die Beschwerde einreicht;
e. Beschwerdebeauftragter: der Anwalt der mit der Abwicklung der Beschwerde beauftragt wurde.
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2. Reichweite der Prüfung

a. Diese Kanzleibeschwerderegelung ist auf jeden Vertrag, der zwischen SPEE advocaten & mediation und einem Mandanten geschlossen wurde, anwendbar.
b. Jeder Anwalt von SPEE advocaten & mediation trägt Sorge für die Beschwerdeabwicklung konform der Beschwerderegelung.
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3. Zielsetzung

Diese Kanzleibeschwerderegelung beabsichtit:
a. Die Festlegung eines Verfahrens um eine Beschwerde eines Mandanten innerhalb eines angemessenen Zeitraumes auf konstruktive Weise abzuwickeln;
b. Die Festleung eines Verfahrens um die Ursachen einer Beschwerde eines Mandanten festzustellen;
c. Behalt und Verbesserung der bestehenden Geschäftsbeziehungen durch Beschwerdebehandlung;
d. Mitarbeiter darin zu trainieren kundenfreundlich auf Beschwerden zu reagieren;
e. Verbesserung der Qualität der Dienstleistung mit Hilfe der Beschwerdebehandlung und Beschwerdeanalyse.
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4. Information zu Beginn der Dienstleistung

a. Diese Kanzleibeschwerderegelung ist öffentlich zugänglich. Der Anwalt weist den Mandanten zu Beginn der Mandatierung darauf hin, dass die Kanzlei eine Beschwerderegelung hantiert und dass diese auf die Dienstleistung anwendbar ist.
b. SPEE advocaten & mediation hat in der Mandatsbestätigung in den allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen bei welcher unabhängigen Partei oder Instanz eine Beschwerde, die nach interner Behandlung nicht gelöst werden konnte, vorgelegt werden kann um ein bindendes Urteil zu erhalten und hat dies bei der Mandatierung auch deutlich gemacht.
c. Wenn der Kläger sich nicht in der von SPEE advocaten & mediation vorgeschlagenen Vorgehensweise finde kann, muss er seine Beschwerde innerhalb von zwölf Monaten nach der schriftlichen Reaktion von SPEE advocaten & mediation bei der Geschillencommissie Advocatuur (Postbus 90600, 2509 LP ’s-Gravenhage) einreichen. Für mehr Informationen über diese Beschwerderegelung können Sie sich an mr. Monique J.E. Spee wenden.

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5. Internes Beschwerdeverfahren

a. Wenn ein Kläger sich an die Kanzlei wendet wird die Beschwerde an mr. M.J.E. Spee weitergeleitet, die als Beschwerdebeauftragte auftritt.
b. Die Beschwerde muss vom Kläger innerhalb von drei Monaten, nachdem der Kläger den Grund für die Beschwerde bemerkt hat, oder anzunehmen ist dass er davon in Kenntnis sein musste, eingereicht werden.
c. Der Beschwerdebeauftragte setzt denjeniegen, über den sich beschwert wurde darüber in Kenntnis, dass es eine Beschwerde gibt und gibt ihm die Möglichkeit sich zu der Beschwerde zu äußern.
d. Derjeniege, über den sich beschwert wurde, versucht gemeinsam mit dem Kläger eine Lösung zu finden, eventuell mit Hilfe des Beschwerdebeauftragten.
e. Der Beschwerdebeauftragte bearbeitet die Beschwerde innerhalb von vier Wochen nach Erhalt der Beschwerde oder teilt dem Kläger mit Gründen unterlegt mit, dass sich dieser Termin verschiebt und gibt gleichzeitig an wann mit einer Beurteilung der Beschwerde zu rechnen ist.
f. Der Beschwerdebeauftragte setzt den Kläger und denjeniegen über den geklagt wurde schriftlich darüber in Kenntnis zu welcher Beurteilung der Beschwerde er gekommen ist und unterbaut diese eventuell mit Empfehlungen.
g. Wenn die Beschwerde nach Zufriendenheit abgwickelt wurde, unterzeichnet der Kläger, der Beschwerdebeauftragte und derjeniege über den sich beschwert wurde die Beurteilung der Beschwerde.
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6. Geheimhaltung und kostenlose Beschwerdebehandlung

a. Der Beschwerdebeauftragte und derjenige über den sich beschwert wurde wachen bei der Beschwerdebehandlung über die Geheimhaltung.
b. Für den Kläger fallen keine Kosten für die Beschwerdebehandlung
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7. Zuständigkeit

a. Der Beschwerdebeauftragte ist für die rechtzeitige Behandlung der Beschwerde verantwortlich.
b. Derjeniege, über den sich beschwert wurde informiert den Beschwerdebeauftragten über eventuellen Kontakt und mögliche Lösungen.
c. Der Beschwerdebeauftrage informiert den Kläger über die Behandlung der Beschwerde.
d. Der Beschwerdebeauftragte erstellt eine Beschwerdeakte.
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8. Registrierung der Beschwerde

a. Der Beschwerdebeauftragte registriert die Beschwerde mit dem dazugehörigen Beschwerdegrund.
b. Eine Beschwerde kann in mehrere Gründe eingeteilt eingereicht werden.
c. Der Beschwerdebeauftragte erstellt regelmäßig Berichte zur Behandlung von Beschwerden und gibt Empfehlungen zur Prävention neuer Beschwerden sowie zur Verbesserung der Verfahren.
d. Mindestens einmal im Jahr werden die Berichte und Empfehlungen in der Kanzlei besprochen.