Een overzicht van de belangrijkste zaken voor ondernemers

Ondernemers opgelet: heeft u de inschrijving in het UBO-register nog niet geregeld? Dan heeft u nog tot 27 maart 2022 om dat alsnog te doen. Maar hoe zat het ook alweer met dat register? SPEE advocaten & mediation heeft het voor u op een rij gezet.

1. Wat is een UBO?

Een UBO is de Ultimate Beneficial Owner van een rechtspersoon of een personenvennootschap. Kortom: degene die uiteindelijk eigendom of zeggenschap heeft. Dit is altijd een natuurlijk persoon. Er kunnen bij één rechtspersoon/personenvennootschap meerdere UBO’s zijn. Ook kan het per jaar verschillen, wie UBO is.

2. Waarom moet ik eigenlijk een UBO inschrijven?

Het UBO-register komt voort uit Europese wetgeving, de zogenaamde Vierde en Vijfde anti-witwasrichtlijn.

We kennen al de Wwft (de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme) en het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018. De speerpunten van de Wwft voor Wwft-instellingen (denk aan banken, financiële dienstverleners, advocaten en notarissen) zijn het cliëntonderzoek en de meldplicht bij ongebruikelijke transacties.

Hier sluit het UBO-register bij aan. Het doel van het UBO-register is immers ook het voorkómen van witwassen en terrorismefinanciering. Het middel om dat doel te bereiken is transparantie, zodat criminelen zich niet achter ingewikkelde vennootschapsstructuren kunnen verschuilen. Het idee is dat er een preventieve werking uitgaat van het identificeren van de personen ‘achter’ de rechtspersoon. Daarom moeten de UBO’s geregistreerd worden in het register.

3. Hoe zit het precies met dat UBO-register?

Er zijn op dit moment meerdere registers: het gewone Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het UBO-register, dat ook door de Kamer van Koophandel wordt bijgehouden. Het is de bedoeling dat beide registers worden geïntegreerd, maar dat is tot op heden nog niet het geval.

Naast het UBO-register komt er een register voor trusts. Dit wordt apart geregeld, omdat er voor trusts ook geen verplichting bestaat tot inschrijving in het reguliere Handelsregister.

4. Is mijn rechtspersoon inschrijvingsplichtig?

De grote meerderheid van de rechtspersonen en personenvennootschappen in Nederland is verplicht om een UBO in te schrijven in het UBO-register. De inschrijfplicht geldt echter NIET voor:

• Eenmanszaken
• Beursgenoteerde vennootschappen
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen. Maar let op: als de aandelen in een BV gehouden worden door meer dan één beursgenoteerde vennootschap, dan moet de dochter- BV wél een UBO registreren!
• BV in oprichting (i.o.) of NV in oprichting (i.o.)
• Verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid (dat wil zeggen, de statuten zijn niet vastgelegd in een notariële akte)
• Verenigingen van Eigenaren (VvE’s)
• Historische rechtspersonen (hofjes, boerenmarkten)
• Publiekrechtelijke rechtspersonen. Let op: BV’s die een publiekrechtelijke rechtspersoon (denk aan een gemeente) als enig aandeelhouder hebben, zijn zelf niet vrijgesteld van de registratieplicht.
• Buitenlandse vennootschappen, ook al hebben ze in Nederland een onderneming. Deze vennootschappen moeten in eigen land worden ingeschreven in het register.

.
Let op: kerkgenootschappen zijn wel registratieplichtig.

5. Wie is UBO bij een BV of NV?

De UBO bij een BV is NV is de natuurlijk persoon, die direct of indirect:

• meer dan 25% van de aandelen houdt OF
• meer dan 25% van de zeggenschap heeft OF
• meer dan 25% eigendom heeft (hier wordt niet het aandelenbezit bedoeld, maar recht op winst/reserves/liquidatiesaldo) OF
• via andere middelen zeggenschap heeft of eigendom heeft. Dit is de restcategorie.

.
Bij het vaststellen van de UBO bij een BV moet er goed gekeken worden of er – bijvoorbeeld – winstrechtloze of stemrechtloze aandelen zijn, of cumulatief preferente aandelen. Dit is te vinden in de statuten van de BV. Het gaat er namelijk om dat concreet wordt vastgesteld wie (in een bepaald jaar) voldoet aan de hierboven opgesomde criteria. Als winstrechten en zeggenschap niet een op een gelijk zijn, besteed hier dan extra aandacht aan. Bij recht op winst gaat het erom wat in een bepaald jaar de feitelijke uitkering is geweest.

6. Wie is UBO bij een stichting?

Stichtingen vallen onder de categorie “overige rechtspersonen”, zoals bedoeld in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018. De UBO bij een stichting is de natuurlijke persoon die uiteindelijk:

• voor meer dan 25% stemrecht heeft bij een besluit tot statutenwijziging (voor zover wijziging van de statuten mogelijk is) OF
• meer dan 25% van het vermogen van de stichting krijgt uitgekeerd. Let op: het gaat hier niet om het percentage van het bedrag dat in een jaar daadwerkelijk is uitgekeerd, maar om het percentage van het bedrag dat voor uitkering vatbaar is, en dus uitgekeerd zou kúnnen worden (en dat kan hoger zijn dan het bedrag dat daadwerkelijk is uitgekeerd) OF
• de feitelijke zeggenschap heeft over de stichting.

.
7. Help, ik heb geen UBO. Wat nu?

Als er op grond van de bovenstaande criteria (punt 5 en 6) geen UBO aan te wijzen valt, dan geldt dat er altijd een pseudo-UBO moet worden aangewezen en geregistreerd. Dit zijn voor rechtspersonen de statutair bestuurders. Bij personenvennootschappen zijn dit alle vennoten, met uitzondering van de commanditaire vennoten van een CV.

8. Wat wordt er geregistreerd?

Van de UBO worden geregistreerd:

• BSN
• Fiscaal identificatienummer
• Naam
• Geboortemaand en geboortejaar
• Woonstaat
• Nationaliteit
• Aard en omvang van het economisch belang, ingedeeld in categorieën (>25-50% | >50-75% | >75-100%).

.
9. Welke gegevens zijn openbaar?

Vanuit privacyoogpunt zijn er veel vragen gesteld over het UBO-register. Het is goed om te weten dat niet alle gegevens voor iedereen openbaar zijn. Voor iedereen op te vragen zijn wél: naam, geboortemaand, geboortejaar, woonstaat, nationaliteit en aard en omvang van het economisch belang.

10. Welke gegevens zijn niet openbaar?

Een deel van de UBO-gegevens is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten, zoals het Openbaar Ministerie, mogen deze gegevens inzien. De niet openbare gegevens zijn:

• geboorteplaats
• geboortedag
• woonadres
• BSN en TIN
• kopie van identiteitsdocument
• documenten waaruit belang en omvang van belang blijkt

.
11. Ik ben UBO, kan ik mijn gegevens laten afschermen?

Die mogelijkheden zijn beperkt, vanuit het oogpunt van transparantie. Dit kan alleen worden aangevraagd als het gaat om informatie betreffende minderjarigen, of personen die politiebescherming krijgen of onder curatele of bewind staan. In dat geval is alleen te zien wat het belang en omvang van het belang van de UBO is. De afgeschermde gegevens blijven wel in te zien voor Wwft-instellingen met een financiële taak en voor de bevoegde autoriteiten (denk aan het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst).

Het is overigens niet mogelijk om op ‘persoon’ te zoeken in het register. Iedereen die het register raadpleegt, wordt geregistreerd en geverifieerd. Een UBO kan ook opvragen hoe vaak gegevens zijn opgevraagd, maar kan niet zien wie het register heeft geraadpleegd.

12. Wie moet er zorgen voor de registratie?

Bij rechtspersonen: iedere statutair bestuurder. Bij personenvennootschappen (VOF, maatschap, CV): alle vennoten (niet zijnde de commanditaire vennoot).

13. Wat moet ik aanleveren?

De KvK geeft praktische informatie over de UBO-registratie, zie: UBO’s inschrijven, wijzigen en uitschrijven – UBO-register

14. Voor welke datum moet ik de inschrijving regelen?

Vennootschappen die al opgericht waren vóór 27 september 2020, hebben nog tot 27 maart 2022 de tijd om de registratie in het UBO register in orde te maken. Vennootschappen die na 27 september 2020 zijn of nog worden opgericht, moeten dit direct in orde maken.

15. Wat als ik geen UBO registreer?

Voor nieuwe vennootschappen geldt: zonder opgave van de UBO zal er geen bewijs van inschrijving in het Handelsregister worden afgegeven.

Als u geen of onjuiste gegevens verstrekt aan het UBO-register, dan kunnen er strafrechtelijke of bestuursrechtelijke sancties worden opgelegd aan de rechtspersoon/personenvennootschap en/of de UBO! Bij bestuurlijke handhaving kan er een last onder dwangsom en/of een bestuurlijke boete worden opgelegd. Die boete is gemaximeerd tot € 21.750.

Tot zover de belangrijkste informatie over het UBO-register. Heeft u verdere vragen over dit onderwerp of over andere ondernemingsrechtelijke zaken? SPEE advocaten & mediation staat voor u klaar.