Het belang van goede dossiervorming in het arbeidsrecht

In de praktijk worstelen veel werkgevers met de vraag of een disfunctionerende werknemer in aanmerking komt voor ontslag.

De eerste vraag die een werkgever in dat geval aan ons stelt, is hoeveel het ontslag van de werknemer hem kost. Daarentegen stelt de kantonrechter als eerste vraag of er sprake is van een situatie waarin de arbeidsovereenkomst überhaupt moet worden ontbonden.

Voor u als werkgever betekent dit dat u een gedegen (ontslag)dossier moet hebben opgebouwd. Aangezien een dergelijk dossier niet achteraf kan worden samengesteld, is het van groot belang dat u tijdens het dienstverband alvast handelt. Dit betekent niet dat u dagelijks of wekelijks uitvoerig moet rapporteren, maar het vereist dat u alle belangrijke zaken schriftelijk goed documenteert. Een eenvoudig (door de werknemer te ondertekenen!) gespreksverslag met aantekeningen over wat wel en niet goed is aan het functioneren van de werknemer, is bijvoorbeeld al een nuttig document bij de dossiervorming. Denkt u er verder ook aan schriftelijk zaken te documenteren zoals de wijze waarop het verbeterproces is opgezet en de werknemer wordt begeleid ter verbetering van zijn functioneren.

Kortom, het is van belang dat u kritisch kijkt naar de wijze waarop het functioneren van uw werknemers wordt vastgelegd! Vanzelfsprekend zijn we u hierbij graag van dienst.

Een ander punt waarmee in de praktijk niet altijd rekening wordt gehouden, is dat u als werkgever wettelijk verplicht bent uw werknemers te scholen. Deze in artikel 7:611a BW vastgelegde verplichting is sinds 1 juli 2015 van kracht.

Het belang van scholing volgt tevens uit andere wetsartikelen. Scholing is bijvoorbeeld tevens een onderdeel van de eisen waaraan dient te zijn voldaan indien u de arbeidsovereenkomst wenst op te zeggen.

Indien de reden voor ontslag inderdaad is gelegen in het disfunctioneren van de werknemer, wordt getoetst of u voldoende aandacht heeft besteed aan de scholing van de werknemer. Het disfunctioneren mag namelijk niet het gevolg zijn van onvoldoende scholingsinspanningen.

Overigens kunnen de door u gemaakte scholingskosten onder bepaalde omstandigheden worden afgetrokken van de vergoeding die u wettelijk dient te betalen aan de werknemer.

Kortom, het blijkt maar weer eens dat het van belang is ervoor te zorgen dat u uw bedrijfs‑ en personeelsdossiers op orde heeft. Daarnaast zal het duidelijk zijn dat niet te lichtvaardig moet worden gedacht over de scholingsverplichting. Indien u de scholingsverplichting niet (voldoende) serieus neemt, kunt u de arbeidsovereenkomst later mogelijkerwijs niet opzeggen.

Heeft u vragen of heeft u advies nodig? Neemt u dan vrijblijvend contact op. We zijn u graag van dienst!

SPEE advocaten & mediation Maastricht