Tegenwoordig verloopt onze communicatie steeds vaker digitaal en is het opnemen van gesprekken drastisch vereenvoudigd door de opkomst van allerlei innovatieve apps en softwaretools. Hoewel het opnemen van gesprekken een handige manier kan zijn om belangrijke informatie vast te leggen, wordt men vaak geconfronteerd met dilemma’s over privacy, ethiek en regelgeving. Een gesprek zomaar opnemen: mag dat eigenlijk wel?
Het opnemen van gesprekken: verschil tussen particulier en bedrijf
Er zijn verschillende situaties waarin het opnemen van gesprekken een rol kan spelen, waaronder telefoongesprekken, online meetings en fysieke afspraken. In elk van deze situaties verschillen de regels en verwachtingen. Dit geldt ook ten aanzien van particulieren en bedrijven. Voor particulieren gelden er namelijk soepelere regels dan voor bedrijven.
Regels omtrent het opnemen van gesprekken voor particulieren
Het opnemen van een telefoongesprek door een particulier is in beginsel toegestaan, mits deze persoon zelf deelneemt aan het gesprek en de opname bestemd is voor privégebruik. Een persoon heeft immers het recht om zijn eigen communicatie vast te leggen ter bescherming van zijn eigen belangen. Het is niet vereist dat er toestemming wordt gevraagd aan de andere partij(en) van het gesprek. Dit neemt niet weg dat het ethisch verantwoord is om de andere partij(en) te informeren over het maken van de opname en de reden daarvoor.
Het openbaar maken van een opname is daarentegen niet zomaar toegestaan, omdat dit valt onder verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG. Een telefoongesprek bevat vaak persoonlijke informatie zoals een naam, adres, telefoonnummer of andere gevoelige informatie zoals financiële of medische gegevens. Daarnaast is de stem van een persoon een biometrisch gegeven waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd, dit valt dan ook onder persoonsgegevens. Bij verwerking van persoonsgegevens is toestemming van de partij(en) dan wel een gerechtvaardigd belang vereist. Dit laatste blijkt in praktijk zeer moeilijk om aannemelijk te maken.
Voor het opnemen van fysieke afspraken gelden dezelfde regels als voor het opnemen van telefoongesprekken. Het maken van opnames is dus enkel toegestaan indien de persoon die de opname maakt zelf deelneemt aan het gesprek en de opname niet zonder toestemming van de betrokken of gerechtvaardigd belang openbaar maakt. Ook in dit geval is het ethisch verantwoord om de andere deelnemers van het gesprek te informeren over de opname. Dit om een vertrouwensbreuk te voorkomen.
In geval van online meetings gelden soortgelijke regels, maar door het visuele element van deze meeting kunnen de privacy-implicaties groter zijn dan bij telefoongesprekken en fysieke afspraken. De AVG is in veel gevallen van toepassing omdat er sprake is van verwerking van persoonsgegevens. Er worden namelijk gegevens verwerkt zoals de naam, de stem en het beeld van deelnemers, maar ook diens IP-adres en andere technische gegevens. Voor het opnemen van een onlinemeeting geldt dat deelnemers vooraf toestemming moeten verlenen voor het maken een opname of dat de persoon die de meeting opneemt het bestaan van een gerechtvaardigd belang kan aantonen. Dit laatste is in de meeste gevallen nogal lastig, omdat de privacybelangen van deelnemers vaak zwaarder wegen dan een gerechtvaardigd belang.
Regels omtrent het opnemen van gesprekken voor bedrijven
Voor bedrijven gelden er strengere en complexere regels dan voor particulieren, met name in het kader van de AVG. Bedrijven mogen niet zomaar gesprekken opnemen, ook niet indien zij zelf deelnemen aan het gesprek. Conform de AVG dienen bedrijven voorafgaand aan het opnemen van gesprekken, hieronder vallen zowel telefoongesprekken als fysieke afspraken en online meeting, expliciete toestemming te verkrijgen van alle deelnemers of een gerechtvaardigd belang aannemelijk te maken. Dit gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn het waarborgen van de veiligheid van werknemers en werkgever, het bestrijden van fraude door werknemers of het controleren van de kwaliteit van de dienstverlening.
Bedrijven zijn verplicht om transparantie te bieden over het specifieke doel van de opname en de bewaartermijn van de opgenomen gegevens. Aangezien er geen strikte bewaartermijn bestaat voor het bewaren van opnames, moetenbedrijven de bewaartermijn die zij hanteren, kunnen onderbouwen ten aanzien van proportionaliteit en noodzakelijkheid. Het is van belang dat er een zorgvuldige afweging wordt gemaakt of er geen minder ingrijpende manieren zijn om hetzelfde doel te bereiken en of er maatregelen kunnen worden genomen om de inbreuk op de privacy te beperken.
Bedrijven moeten een duidelijke privacyverklaring opstellen die voldoet aan de strenge eisen van de AVG. Daarin kan onder andere beleid worden opgenomen omtrent de wijze waarop aan de regels van de AVG wordt voldaan. Een voorbeeld hiervan is het afspelen van een automatisch bericht voor aanvang van een telefoongesprek waarin wordt vermeld dat het gesprek wordt opgenomen en met welke reden. Tot slot moeten bedrijven ervoor zorgen de verzamelde gegevens en opnames op een veilige manier worden opgeslagen en dat de opgenomen gegevens worden beschermd tegen eventuele datalekken en/of ongeautoriseerde toegang.
Conclusie
De kern van de problematiek rondom het opnemen van gesprekken ligt in het spanningsveld tussen het recht op privacy enerzijds en de behoefte aan het vastleggen van belangrijke informatie, anderzijds. Zowel particulieren als bedrijven moeten derhalve navigeren door een doolhof van regels en wetgeving, om ervoor te zorgen dat hun handelen binnen de grenzen van de wet blijft.
Heeft u vragen of advies nodig over de rechtmatigheid van het opnemen van gesprekken of heeft u andere privacy gerelateerde vraagstukken? Neemt u dan contact op met de advocaten en juristen van SPEE advocaten & mediation, zij zijn u graag van dienst.