Geen ontbinding arbeidsovereenkomst ondanks lange duur van discussie over functioneren werkneemster. Hoe bouwt u dan wél een goed ontslagdossier op?

De werkgever beoordeelt op basis van de door hem voorgeschreven functie-eisen of een werknemer (dis)functioneert. In een ontslagprocedure zal de werkgever moeten aantonen dát iemand disfunctioneert, en niet herplaatst kan worden. Dat dit niet makkelijk is, blijkt wel uit onderstaande zaak.

In deze zaak was de werkgever van mening dat een werkneemster over de periode 2011 tot en met 2016 onvoldoende functioneerde. Gedurende deze 5 jaren was ook meermaals met werkneemster over haar (dis)functioneren gesproken én was zij in de gelegenheid gesteld haar functioneren te verbeteren. Desalniettemin zag de rechter géén reden om over te gaan tot het ontbinden van de arbeidsovereenkomst. Kort gezegd, vond de rechter dat het verbetertraject niet voldeed aan de eisen die daaraan worden gesteld.

Wat ging er in deze zaak fout?

Uit het personeelsdossier van de werkgever bleek enerzijds dat werkneemster op een aantal punten wel degelijk haar functioneren verbeterd had, en anderzijds waren er tijdens een bepaalde periode helemaal geen gespreksverslagen opgesteld door de werkgever. Volgens de rechter heeft de werkgever bovendien nagelaten om de werkneemster concrete tips mee te geven. Onvoldoende is duidelijk gemaakt welke concrete doelen aan de werkneemster zijn gesteld in het kader van het verbetertraject, en welke hulp daarbij door de werkgever aan de werkneemster is aangeboden. Exemplarisch is dat werkneemster zelf op internet een assertiviteitscursus moest zoeken en haar eigen hulpvraag aan de coach moest formuleren, terwijl het werkgever duidelijk was dat werkneemster niet helder voor ogen stond wat nu precies de bedoeling was. Hiermee heeft werkgever werkneemster laten zwemmen, aldus oordeelt de kantonrechter.

Daarbij komt dat het resultaat van het uiteindelijk in mei 2016 gestarte coachingstraject niet door werkgever is afgewacht. Nog voor afronding van dit traject heeft werkgever besloten om over te gaan tot ontslag.

De kritiek die de werkgever geuit heeft, lijkt bovendien niet zozeer gericht te zijn op het feit dat werkneemster niet voldoet aan de functie-eisen, maar lijkt eerder te zien op de karaktereigenschappen van de werkneemster. Daarbij komt dat géén van de door werkgever gestelde klachten zodanig ernstig is dat deze tot de conclusie leidt dat de werkneemster disfunctioneert.

Bovendien is onvoldoende gebleken dat werkgever zich daadwerkelijk heeft ingespannen om te onderzoeken of werkneemster elders in de organisatie beter tot haar recht komt.

De rechter wijst het ontbindingsverzoek van de werkgever daarom af.

Hoe bouwt u dan wél een goed personeelsdossier, c.q. ontslagdossier op?

Een goede dossieropbouw bestaat in principe uit drie fasen:

Fase 1: Reageer;

Wanneer u als werkgever het disfunctioneren ‘ontdekt’, moet u de werknemer zo snel mogelijk daarop aanspreken. Daarbij moet u het ongewenste gedrag zo concreet mogelijk omschrijven en aangeven wat én hoe er verbeterd moet worden. Dit moet u uitwerken in een verbetertraject. In dit verbetertraject moet u met de werknemer afspraken maken over termijnen, voorwaarden en de ondersteuning die u de werknemer biedt om zijn functioneren te verbeteren.

Fase 2: Evalueer;

Zijn de afspraken nagekomen? Is het functioneren (voldoende) verbeterd? Dient de werknemer nog een (laatste) kans te krijgen om zijn functioneren (meer) te verbeteren?

Wanneer u als werkgever in de eerste fase duidelijke afspraken heeft gemaakt en de werknemer kon weten wat van hem werd verwacht, zal ook vrij snel duidelijk zijn of de werknemer het gewenste niveau (heeft) bereikt. Kortom, hoe concreter het verbeterpunt, des te eenvoudiger is de evaluatie.

Fase 3: Presteer (of Procedeer);

Als de werknemer naar behoren presteert, kan het dossier (voorlopig) gesloten worden. In het andere geval zult u als werkgever de arbeidsovereenkomst willen beëindigen. Bijvoorbeeld door middel van het sluiten van een beëindigingovereenkomst, dan wel zo nodig door een ontslagprocedure te starten bij de kantonrechter.

Belangrijk is dat u deze fasen goed doorloopt, en niet slechts pretendeert dat te doen. Menig rechter prikt er namelijk makkelijk doorheen als een werkgever puur en alleen voor de vorm een ‘verbetertraject’ doorvoert, maar bij het begin al vaststaat dat de werknemer uiteindelijk zal moeten vertrekken (een ‘exit’).

Kort samengevat:

• voer regelmatig functioneringsgesprekken;

• maak duidelijk en tijdig kenbaar waar de verbeterpunten liggen;

• verbind consequenties aan het niet verbeteren;

• gun de werknemer tijd om het functioneren te verbeteren;

• faciliteer en begeleid de werknemer, zo nodig middels het aanbieden van een cursus, aanvullende scholing of coaching;

• documenteer alles goed;

• onderzoek of de werkzaamheden of werkplek moet worden aangepast, en onderzoek de herplaatsingsmogelijkheden en/of het aanbieden van een alternatieve functie;

• maak aannemelijk dat herplaatsing binnen een redelijke termijn, al dan niet m.b.v. scholing, in een andere passende functie niet mogelijk is.

Zorg voor een goed opgebouwd personeelsdossier, denk daarbij o.a. aan:

• correspondentie uit het personeelsdossier;

• gespreksverslagen;

• een functiebeschrijving;

• de arbeidsovereenkomst;

• overzichten van loopbaanbegeleiding en -ontwikkeling;

• opleidingen, trainingen en evaluatiegesprekken.

Heeft u vragen? Neem dan gerust contact op met een van onze arbeidsrechtadvocaten. Als arbeidsrechtadvocaat staan wij u graag met raad en daad ter zijde!