2020 zal niet alleen de boeken ingaan als het jaar van de coronacrisis, maar ook als het jaar waarin thuiswerken in Nederland definitief is doorgebroken. Daarom geven wij werkgevers graag een aantal tips mee voor het opstellen van een thuiswerkprotocol, om onduidelijkheden en juridische discussies over thuiswerken te voorkomen.

In de eerste plaats geldt dat een thuiswerkprotocol per onderneming maatwerk is: een werkgever in de zakelijke dienstverlening zal andere zaken willen opnemen dan een werkgever in de creatieve sector. Dat gezegd hebbende, zijn er wel een aantal richtlijnen te geven voor de inhoud van een thuiswerkprotocol. Wij geven u graag 10 tips mee.

1. Hoeveel dagen per week / uren per dag wordt er thuisgewerkt? Is die tijd flexibel in te delen, of moet werknemer op gezette tijden beschikbaar zijn? Zijn er momenten waarop de werknemer wél op kantoor moet zijn, bijvoorbeeld voor afspraken?
2. Wanneer en hoe vaak wordt een werknemer geacht om op e-mails en telefoontjes te reageren? Hoe wordt de agenda beheerd?
3. Hoe zit het met kortstondige afwezigheid op thuiswerkdagen (rookpauzes, de hond uitlaten, de kinderen van school halen et cetera)? Is dat toegestaan en zo ja hoe vaak? Maak hierover zeer duidelijk afspraken want dit is een punt dat voor irritatie kan zorgen.
4. Stel vast welke omgangsvormen gelden tijdens Zoom/Skype/Team vergaderingen. Denk aan voorschriften over uiterlijke verzorging (het joggingpak mag in de kast), werken in een opgeruimde en zakelijke omgeving (dus geen vuile vaat op de achtergrond), niet eten of roken tijdens videoconferenties et cetera.
5. Ontvangt de werknemer bijvoorbeeld een laptop en printer voor thuisgebruik Zo ja, mag die apparatuur dan ook privé worden gebruikt?
6. Ook op de thuiswerkplek gelden de Arbonormen. Leg dus vast dat de thuiswerkplek “arboproof” wordt gemaakt, controleer dit en maak afspraken over een vergoeding van de inrichting van de thuiswerkplek. Niemand is gebaat bij medewerkers die maandenlang kromgebogen op een krukje aan de keukentafel zitten te typen, met alle gezondheidsrisico’s van dien.
7. Digitale veiligheid: hoe wordt de vertrouwelijkheid van gegevens gewaarborgd? Is de apparatuur waarop gewerkt wordt veilig? Slingeren papieren dossiers niet rond in huis? Hebben huisgenoten geen toegang tot vertrouwelijke bedrijfsgegevens?
8. Leg vast welke gevolgen de overtreding van het thuiswerkprotocol heeft voor de medewerker en wanneer het recht op thuiswerken eventueel kan worden ingetrokken. Maak dit zo concreet mogelijk.
9. Bespreek het thuiswerkprotocol met alle medewerkers om wie het gaat, personaliseer het (waar nodig) en zorg dat het door de werknemer ondertekend (en aan hem/haar overhandigd) wordt. Bewaar uw eigen exemplaar in het personeelsdossier.
10. Veranderen de omstandigheden, bijvoorbeeld bij uw werknemer thuis (verhuizing, kindje op komst)? Ga in gesprek over de aanpassing van de afspraken en leg dit vervolgens vast.

Hulp nodig bij het opstellen van een thuiswerkprotocol op maat voor uw onderneming? De arbeidsrechtadvocaten van SPEE advocaten & mediation maken er graag iets moois van!