Das UBO-Register

Ein Überblick über die wichtigsten Themen für Unternehmer

Achtung Unternehmer: haben Sie die Eintragung in das UBO-Register noch nicht veranlasst? Dann haben Sie noch bis zum 27. März 2022 Zeit, dies zu tun. Was steht genau in dieser Registrierung? SPEE advocaten & mediation hat es für Sie zusammengefasst.

1. Was ist ein UBO?

Ein UBO ist der Ultimate Beneficial Owner einer juristischen Person oder einer Personengesellschaft. Kurz gesagt: die Person, die das Unternehmen letztendlich besitzt oder kontrolliert. Es handelt sich immer um eine natürliche Person. Es kann mehrere UBOs innerhalb einer juristischen Person/Personengesellschaft geben. Der UBO kann auch von Jahr zu Jahr variieren.

2. Warum muss ich einen UBO registrieren?

Das UBO-Register ergibt sich aus der europäischen Gesetzgebung, der sogenannten Vierten und Fünften Geldwäscherichtlinie.

Wir sind bereits mit dem Wwft (Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung) und der Wwft-Durchführungsverordnung 2018 vertraut. Die Speerspitzen des Wwft für Wwft-Institute (z.B. Banken, Finanzdienstleister, Rechtsanwälte und Notare) sind die Customer Due Diligence und die Pflicht zur Meldung ungewöhnlicher Transaktionen.

Das UBO-Register steht damit im Einklang. Schließlich ist das Ziel des UBO-Registers auch, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Das Mittel, um dieses Ziel zu erreichen, ist Transparenz, damit sich Kriminelle nicht hinter komplizierten Unternehmensstrukturen verstecken können. Die Idee ist, dass die Identifizierung der Personen "hinter" der juristischen Person eine präventive Wirkung hat. Daher müssen die UBOs in das Register eingetragen werden.

3. Wie genau sieht es mit dem UBO-Register aus?

Derzeit gibt es mehrere Register: das reguläre Handelsregister der Handelskammer und das UBO-Register, das ebenfalls von der Handelskammer geführt wird. Es ist beabsichtigt, beide Register zu integrieren, aber das ist noch nicht der Fall.

Zusätzlich zum UBO-Register wird ein Register für Trusts eingerichtet. Dies wird gesondert geregelt, da auch für Trusts keine Verpflichtung zur Eintragung in das reguläre Handelsregister besteht.

4. Ist meine juristische Person zur Registrierung verpflichtet?

Die überwiegende Mehrheit der juristischen Personen und Personengesellschaften in den Niederlanden ist verpflichtet, einen UBO in das UBO-Register einzutragen. Die Pflicht zur Registrierung gilt jedoch NICHT für:

  • Einzelfirma
  • Börsennotierte Unternehmen
  • 100%ige Tochtergesellschaften von börsennotierten Unternehmen. Aber bitte beachten Sie: Wenn die Anteile an einer BV von mehr als einer börsennotierten Gesellschaft gehalten werden, muss die Tochter-BV ein UBO registrieren!
  • BV in Formation (i.o.) oder NV in Formation (i.o.)
  • Vereine ohne volle Rechtsfähigkeit (d.h. die Satzung ist nicht in einer notariellen Urkunde niedergelegt)
  • Vereinigungen von Eigentümern (VvEs)
  • Historische juristische Personen (Höfe, Bauernmärkte)
  • Juristische Personen des öffentlichen Rechts. Bitte beachten Sie: BVs, die eine juristische Person des öffentlichen Rechts (z. B. eine Kommune) als alleinigen Gesellschafter haben, sind selbst nicht von der Registrierungspflicht befreit.
  • Ausländische Unternehmen, auch wenn sie eine Niederlassung in den Niederlanden haben. Diese Unternehmen müssen in ihrem eigenen Land in das Register eingetragen werden.

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Bitte beachten Sie, dass die Bezeichnungen anmeldepflichtig sind.

5. Wer ist der UBO in einer BV oder NV?

Der UBO in einer BV ist NV ist die natürliche Person, die direkt oder indirekt:

  • mehr als 25 % der Anteile hält ODER
  • mehr als 25 % Kontrolle hat ODER
  • über mehr als 25 % Eigentum verfügt (damit ist nicht das Aktieneigentum gemeint, sondern das Recht auf Gewinne/Rücklagen/Liquidationsbilanz) ODER
  • auf andere Weise Kontrolle oder Eigentum hat. Dies ist die Restkategorie.

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Bei der Ermittlung des UBO einer BV muss genau geschaut werden, ob es z.B. Aktien ohne Stimmrecht oder kumulative Vorzugsaktien gibt. Dies kann in der Satzung der BV nachgelesen werden. Es geht darum, konkret zu bestimmen, wer (in einem bestimmten Jahr) die oben genannten Kriterien erfüllt. Wenn Gewinnrechte und Kontrolle nicht gleich sind, achten Sie besonders darauf. Bei der Gewinnberechtigung kommt es darauf an, wie hoch die tatsächliche Ausschüttung in einem bestimmten Jahr war.

6. Wer ist der UBO einer Stiftung?

Stiftungen fallen unter die Kategorie der "anderen juristischen Personen" im Sinne der Wwft-Durchführungsverordnung 2018. Der UBO bei einer Stiftung ist die natürliche Person, die letztendlich:

  • über mehr als 25 % der Stimmrechte bei einem Beschluss über eine Satzungsänderung verfügt (sofern eine Satzungsänderung möglich ist) ODER
  • mehr als 25 % des Stiftungsvermögens ausgeschüttet werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um den Prozentsatz des Betrags handelt, der in einem Jahr tatsächlich ausgeschüttet wurde, sondern um den Prozentsatz des Betrags, der ausschüttungsfähig ist und daher ausgeschüttet werden könnte (und der höher sein kann als der Betrag, der tatsächlich ausgeschüttet wurde) ODER
  • hat die tatsächliche Kontrolle über die Stiftung.

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7. Ich habe kein UBO. Was soll ich jetzt tun?

Wenn auf der Grundlage der oben genannten Kriterien (Punkte 5 und 6) kein UBO bestimmt werden kann, muss immer ein Pseudo-UBO bestimmt und registriert werden. Bei juristischen Personen sind dies die satzungsgemäßen Geschäftsführer. Bei Personengesellschaften sind dies alle Gesellschafter, mit Ausnahme der Kommanditisten einer Kommanditgesellschaft.

8. Was wird aufgezeichnet?

Der UBO ist registriert:

  • BSN
  • Steueridentifikationsnummer
  • Name
  • Monat und Jahr der Geburt
  • Staat des Wohnsitzes
  • Nationalität
  • Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, kategorisiert (>25-50% | >50-75% | >75-100%).

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9. Welche Daten sind öffentlich?

Aus Sicht des Datenschutzes sind viele Fragen zum UBO-Register gestellt worden. Es ist gut zu wissen, dass nicht alle Daten öffentlich sind. Folgende Daten sind jedoch zur öffentlichen Einsichtnahme verfügbar: Name, Geburtsmonat und -jahr, Wohnsitzstaat, Staatsangehörigkeit sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses.

10. Welche Daten sind nicht öffentlich?

Einige der UBO-Daten sind nicht öffentlich. Nur zuständige Behörden, wie z. B. die Staatsanwaltschaft, dürfen diese Daten einsehen. Die nicht-öffentlichen Daten sind:

  • Geburtsort
  • Geburtstag
  • Heimatadresse
  • BSN und TIN
  • Kopie des Personalausweises
  • Dokumente zum Nachweis von Bedeutung und Umfang des Interesses

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11. Ich bin ein UBO, kann ich meine Daten sperren lassen?

Diese Möglichkeiten sind unter dem Gesichtspunkt der Transparenz begrenzt. Dies kann nur für Informationen über Minderjährige oder Personen, die unter Polizeischutz, Vormundschaft oder Pflegschaft stehen, beantragt werden. In diesem Fall ist es nur möglich, die Bedeutung und den Umfang des Interesses des UBO zu sehen. Die abgeschirmten Daten können weiterhin von Wwft-Institutionen mit finanzieller Aufgabe und von den zuständigen Behörden (z.B. der Staatsanwaltschaft und den Finanzbehörden) eingesehen werden.

Es ist nicht möglich, das Register nach "Person" zu durchsuchen. Jeder, der das Register konsultiert, wird registriert und überprüft. Ein UBO kann auch abfragen, wie oft Daten angefordert wurden, kann aber nicht sehen, wer das Register konsultiert hat.

12. Wer soll sich um die Registrierung kümmern?

Bei juristischen Personen: jedes satzungsgemäße Vorstandsmitglied. Bei Personengesellschaften (VOF, Partnerschaft, CV): alle Gesellschafter (außer dem Kommanditisten).

13. Was muss ich zur Verfügung stellen?

Die Handelskammer bietet praktische Informationen zur UBO-Registrierung, siehe: UBO’s inschrijven, wijzigen en uitschrijven – UBO-register

14. Bis zu welchem Datum sollte ich die Anmeldung vornehmen?

Unternehmen, die bereits vor dem 27. September 2020 gegründet wurden, haben bis zum 27. März 2022 Zeit, die Eintragung in das UBO-Register abzuschließen. Unternehmen, die nach dem 27. September 2020 gegründet werden oder gegründet werden sollen, müssen dies sofort erledigen.

15. Was ist, wenn ich kein UBO registriere?

Für Neugründungen gilt: Ohne eine Erklärung des UBO wird keine Bescheinigung über die Eintragung ins Handelsregister ausgestellt.

Wenn Sie dem UBO-Register keine oder falsche Daten zur Verfügung stellen, können straf- oder verwaltungsrechtliche Sanktionen gegen die juristische Person/Personengesellschaft und/oder den UBO verhängt werden! Im Falle einer behördlichen Durchsetzung kann ein Strafbefehl und/oder ein Bußgeld verhängt werden. Die maximale Geldstrafe beträgt 21.750 €.

Damit sind die wichtigsten Informationen über das UBO-Register abgeschlossen. Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema oder zu anderen gesellschaftsrechtlichen Themen? SPEE advocaten & mediation sind gerne bereit, Sie zu unterstützen.

SPEE advocaten & mediation Maastricht