Heutzutage ist unsere Kommunikation zunehmend digital, und die Aufzeichnung von Gesprächen hat sich durch das Aufkommen einer Vielzahl innovativer Apps und Software-Tools drastisch vereinfacht. Die Aufzeichnung von Gesprächen kann zwar ein bequemer Weg sein, um wichtige Informationen zu erfassen, aber man steht oft vor einem Dilemma in Bezug auf Datenschutz, Ethik und Vorschriften. Einfaches Aufzeichnen eines Gesprächs: Ist das überhaupt erlaubt?
Aufzeichnung von Gesprächen: Unterschied zwischen privat und Unternehmen
Es gibt verschiedene Situationen, in denen die Aufzeichnung von Gesprächen eine Rolle spielen kann, z. B. bei Telefongesprächen, Online-Meetings und persönlichen Treffen. In jeder dieser Situationen gelten andere Regeln und Erwartungen. Dies gilt auch für Privatpersonen und Unternehmen Für Privatpersonen gelten sogar mildere Regeln als für Unternehmen.
Regeln für die Aufzeichnung von Gesprächen für Privatpersonen
Die Aufzeichnung eines Telefongesprächs durch eine Privatperson ist grundsätzlich zulässig, sofern die Person selbst an dem Gespräch teilnimmt und die Aufzeichnung für den privaten Gebrauch bestimmt ist. Schließlich hat eine Person das Recht, ihre eigene Kommunikation aufzuzeichnen, um ihre eigenen Interessen zu schützen. Es ist nicht erforderlich, dass die andere(n) Partei(en) des Gesprächs um Erlaubnis gefragt werden. Allerdings ist es ethisch vertretbar, die andere(n) Partei(en) über die Aufzeichnung und den Grund dafür zu informieren.
Die Veröffentlichung einer Aufzeichnung ist hingegen nicht ohne weiteres erlaubt, da sie unter die Bearbeitung von Personendaten im Sinne des AVG fällt. Ein Telefongespräch enthält oft persönliche Informationen wie Name, Adresse, Telefonnummer oder andere sensible Informationen wie finanzielle oder medizinische Daten. Darüber hinaus ist die Stimme einer Person ein biometrisches Merkmal, das eine Person identifizieren kann; auch dies fällt unter personenbezogene Daten. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Zustimmung der betroffenen Person(en) oder ein berechtigtes Interesse erforderlich. Letzteres lässt sich in der Praxis nur sehr schwer plausibel machen.
Für die Aufzeichnung von Terminen gelten die gleichen Regeln wie für die Aufzeichnung von Telefongesprächen. So ist eine Aufnahme nur dann zulässig, wenn die aufnehmende Person selbst an dem Gespräch teilnimmt und die Aufzeichnung nicht ohne die Zustimmung der beteiligten Person oder ein berechtigtes Interesse weitergibt. Auch in diesem Fall ist es ethisch geboten, die anderen Gesprächsteilnehmer über die Aufzeichnung zu informieren. Damit soll ein Vertrauensbruch vermieden werden.
Für Online-Meetings gelten ähnliche Regeln, aber aufgrund des visuellen Elements dieses Meetings können die Auswirkungen auf die Privatsphäre größer sein als bei Telefongesprächen und physischen Terminen. Die AVG gilt in vielen Fällen, weil personenbezogene Daten verarbeitet werden. So werden Daten wie der Name, die Stimme und das Bild der Teilnehmer verarbeitet, ebenso wie ihre IP-Adresse und andere technische Daten. Für die Aufzeichnung einer Online- Meeting müssen die Teilnehmer der Aufzeichnung vorher zustimmen oder die aufzeichnende Person muss das Vorliegen eines berechtigten Interesses nachweisen können. Letzteres ist in den meisten Fällen eher schwierig, da die Interessen der Teilnehmer an der Privatsphäre oft schwerer wiegen als ein berechtigtes Interesse.
Regeln für die Aufzeichnung von Telefongesprächen für Unternehmen
Für Unternehmen gelten strengere und komplexere Regeln als für Privatpersonen, insbesondere nach dem AVG Unternehmen dürfen nicht einfach Gespräche aufzeichnen, auch wenn sie selbst an dem Gespräch teilnehmen Nach dem AVG müssen Unternehmen vor der Aufzeichnung von Gesprächen die ausdrückliche Zustimmung aller Beteiligten einholen oder ein berechtigtes Interesse nachweisen, was sowohl Telefongespräche als auch persönliche Treffen und Online-Meetings umfasst. Dieses berechtigte Interesse könnte zum Beispiel darin bestehen, die Sicherheit von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu gewährleisten, Betrug durch Arbeitnehmer zu bekämpfen oder die Qualität von Dienstleistungen zu überwachen.
Die Unternehmen sind verpflichtet, den konkreten Zweck der Aufzeichnung und die Aufbewahrungsfrist der aufgezeichneten Daten transparent darzulegen. Da es keine strenge Aufbewahrungsfrist für die Speicherung von Aufzeichnungen gibt, müssen die Unternehmen in der Lage sein, die von ihnen verwendete Aufbewahrungsfrist im Hinblick auf Verhältnismäßigkeit und Notwendigkeit zu rechtfertigen. Es muss sorgfältig geprüft werden, ob es nicht weniger einschneidende Möglichkeiten gibt, um denselben Zweck zu erreichen, und ob Maßnahmen getroffen werden können, um den Eingriff in die Privatsphäre zu begrenzen.
Unternehmen sollten eine klare Datenschutzerklärung erstellen, die den strengen Anforderungen des AVG entspricht. Dazu können auch Richtlinien gehören, wie die AVG-Vorschriften einzuhalten sind. Ein Beispiel wäre das Abspielen einer automatischen Nachricht vor Beginn eines Telefonats, in der darauf hingewiesen wird, dass das Gespräch aufgezeichnet wird und aus welchem Grund. Schließlich sollten die Unternehmen dafür sorgen, dass die gesammelten Daten und Aufzeichnungen sicher gespeichert werden und dass die aufgezeichneten Daten vor Datenverletzungen und/oder unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Fazit
Im Mittelpunkt der Fragen im Zusammenhang mit der Aufzeichnung von Anrufen steht das Spannungsverhältnis zwischen dem Recht auf Privatsphäre einerseits und der Notwendigkeit, wichtige Informationen aufzuzeichnen, andererseits. Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen müssen sich daher in einem Labyrinth von Vorschriften und Gesetzen zurechtfinden, um sicherzustellen, dass ihr Handeln im Rahmen der Gesetze bleibt.
Haben Sie Fragen oder brauchen Sie Rat zur Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung von Gesprächen oder haben Sie andere datenschutzrechtliche Probleme? Dann wenden Sie sich bitte an die Anwälte und Juristen von SPEE advocaten & mediation, sie helfen Ihnen gerne weiter.