Algemene voorwaarden: wat ons betreft een belangrijk fundament onder het zakendoen. Dat weet u vast ook. Maar weet u ook hoe u deze voorwaarden op de juiste manier ter hand stelt aan uw zakenpartner? En wat de consequenties zijn als u dat niet doet? Lees hier meer:

Inleiding

Eerder bespraken we al hoe belangrijk het voor ondernemers is om goede algemene voorwaarden te hebben én om deze periodiek te laten checken. Het hébben van dergelijke voorwaarden op zichzelf betekent echter nog niet dat u daar als ondernemer altijd een geslaagd beroep op kunt doen. Daarvoor is het namelijk nodig dat uw voorwaarden op de juiste manier ter hand zijn gesteld aan uw contractuele wederpartij.

Dit vereiste geldt voor zogenaamde ‘kleine wederpartijen’: consumenten en bedrijven met minder dan 50 werknemers of bedrijven zonder gepubliceerde jaarrekening.

Voorwaarden niet ter hand gesteld: vernietigbaar

De rechtbank Gelderland behandelde onlangs een zaak waarin dat niet goed is gegaan. In deze kwestie werden de algemene voorwaarden nooit aan de zakenpartner ter hand gesteld, waardoor deze partij met succes een beroep kon doen op de vernietigbaarheid van deze voorwaarden. Dit betekende ook dat de zakenpartner zich niet hoefde te houden aan de klachtplicht (met een termijn van 24 uur) die in deze zogenaamde Cumela-voorwaarden (voor groen, grond en infra) was opgenomen.

De volledige uitspraak leest u hier terug.

De les: als u de algemene voorwaarden níet op de juiste manier ter hand stelt, dan kan uw zakenpartner deze vernietigen. Met andere woorden: de voorwaarden zijn dan nooit van toepassing geweest op de overeenkomst die u gesloten heeft met deze partij. Uw zakenpartner moet dan wel een beroep doen op de vernietigbaarheid.

Hoe moet het dan wél?

U vraagt zich af, hoe moet ik precies zorgen dat de algemene voorwaarden terechtkomen bij mijn zakenpartner? Dit ‘ter hand stellen’ (vóór of bij het sluiten van de overeenkomst) kan op verschillende manieren:

• Fysiek overhandigen: dan is het wel belangrijk dat u kunt aantonen dat u de voorwaarden daadwerkelijk heeft overhandigd, bijvoorbeeld door uw zakenpartner te laten tekenen voor ontvangst of door de voorwaarden op de achterkant van de offerte te vermelden. Vergeet dan niet om in de offerte zélf ook naar die voorwaarden te verwijzen en ze van toepassing te verklaren!
• Via elektronische weg: als de overeenkomst elektronisch tot stand komt (via de website of per e-mail bijvoorbeeld). Het is dan belangrijk dat uw zakenpartner de voorwaarden ook kan opslaan (bijvoorbeeld als PDF bij een e-mail of door een downloadbutton toe te voegen). Als de overeenkomst níet elektronisch tot stand komt, dan mag u de voorwaarden alleen via elektronische weg sturen als uw zakenpartner daarmee instemt.

• Bent u dienstverlener in de zin van de Europese Dienstenrichtlijn (bijvoorbeeld advocaat, architect of accountant), dan is het voldoende als uw voorwaarden op uw website staan en u laat weten waar deze te vinden zijn. Al adviseren wij in dat geval tóch om deze toe te sturen, om enige discussie te voorkómen.
  .

Verder is het belangrijk (zoals gezegd) om op tijd (dus vóór of bij het sluiten van de overeenkomst) te verwijzen naar de algemene voorwaarden, bijvoorbeeld in de offerte of de overeenkomst én om uitdrukkelijk en tijdig te vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard.

Als uw zakenpartner een professionele partij is die al bekend is met uw algemene voorwaarden, dan hoeft u ze niet nóg een keer ter hand te stellen. Al kan het volgens ons geen kwaad om dat – voor de zekerheid – toch nog een keer te doen.

Bij zogenaamde ‘grote wederpartijen’ (bedrijven met meer dan 50 werknemers of met een gepubliceerde jaarrekening) kunt u in principe volstaan met een verwijzing naar uw algemene voorwaarden. Maar u raad het al: ook dan kan het geen kwaad om uw voorwaarden gewoon vooraf toe te sturen, bijvoorbeeld als u niet zeker weet of uw zakenpartner een grote of een kleine wederpartij is.

Zijn uw algemene voorwaarden toe aan een opfrisbeurt? SPEE advocaten & mediation maakt er weer een mooi en bruikbaar document van, zodat u optimaal beschermd bent.