Als advocaten in de zakelijke praktijk komen we nog regelmatig ondernemingen (van klein tot groot) tegen die geen algemene voorwaarden hanteren. Of ondernemingen die voorwaarden gebruiken die helemaal niet meer passen bij het huidige aanbod in producten of diensten. Geldt dat misschien ook voor uw onderneming? Lees dan vooral verder.

Wat gaat er vaak mis?

Wat wij soms horen is: “ach, die voorwaarden heb ik niet nodig, ik heb duidelijke offertes of opdrachtbevestigingen”. Dat is natuurlijk ook erg belangrijk, maar als er discussie ontstaat dan blijkt dat die stukken toch niet zo heel uitvoerig zijn en er afspraken missen. Als de contractspartij ook een onderneming is, dan is de kans heel groot dat deze partij wél kan verwijzen naar de eigen algemene inkoop- of verkoopvoorwaarden. En die zijn natuurlijk niet in uw belang opgesteld…

Als er wél algemene voorwaarden worden gehanteerd, dan komt het regelmatig voor dat deze niet stroken met de gebruikte offertes en opdrachtbevestigingen. Dit komt vooral voor als er ‘voorbeeldvoorwaarden’ van het internet worden geplukt van een ander bedrijf. Of als offertes en opdrachtbevestigingen wél regelmatig worden bijgewerkt, maar de algemene voorwaarden uit de vorige eeuw stammen. De onduidelijkheid die hierdoor is ontstaat is natuurlijk meer dan jammer en nergens voor nodig.

Wat we ook vaak zien is een ‘botsing’ tussen algemene voorwaarden van zakelijke partijen:  gelden uw verkoopvoorwaarden (met bijvoorbeeld uw aansprakelijkheidsbeperking) of de inkoopvoorwaarden van de wederpartij (met een uitgebreide aansprakelijkheid voor u als leverancier)? Het is belangrijk om hier van begin af aan alert op te zijn, want dit kan ingewikkelde discussies opleveren. Bij strijdigheid tussen beide sets is het belangrijk om – schriftelijk! – maatwerkafspraken te maken.

Niet alleen het hebben van algemene voorwaarden is belangrijk, ze moeten ook tijdig ter hand worden gesteld. En als uw contractuele wederpartij een consument is, dan is dat zeker van groot belang. Altijd meesturen dus!

Wat moet er in de algemene voorwaarden staan?

De belangrijkste zaken die meestal in de algemene voorwaarden zijn opgenomen:

• Definities: wat wordt er met bepaalde begrippen bedoeld?
• Toepasselijkheid: wanneer gelden deze voorwaarden (of niet)?
• Hoe zit het met het aanvaarden van offertes? Met andere woorden: hoe komt de overeenkomst tussen partijen precies tot stand?
• De wijze van uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld het verlenen van diensten of het verkopen van producten) en de verplichtingen van beide partijen daarbij. Denk aan de verplichting van uw klant om de juiste informatie aan te leveren. En heeft u een inspanningsverplichting of een resultaatsverplichting?
• Hoe wordt er omgegaan met wijziging of annulering van de order? Kan de prijs later nog worden gewijzigd?
• Kan de overeenkomst worden opgezegd of ontbonden, en zo ja op welke gronden en (en bij opzegging: op welke termijn)?
• Wat zijn uw betalingsvoorwaarden? Moet uw klant in bepaalde gevallen zekerheid stellen voor betaling en zo ja, op welke manier?
• Wat zijn uw levertijden en zijn die bindend of louter indicatief?
• Hoe gaat u om met klachten? Binnen welke termijn moet uw klant een klacht indienen?
• Op welke manier beperkt u uw eigen aansprakelijkheid in het geval van fouten of ondeugdelijke producten?
• Wat is de situatie als er sprake is van overmacht?
• Indien van toepassing: bepalingen over geheimhouding en intellectueel eigendom.
• Welk recht is op de overeenkomst van toepassing en welke rechter is bevoegd als er een geschil ontstaat?
  .

Dit overzicht is lang niet uitputtend; afhankelijk van het soort onderneming dat u heeft en uw zakelijke activiteiten, kunnen er nog meer onderwerpen in de algemene voorwaarden worden geregeld. Dat is altijd maatwerk: met voorwaarden die specifiek voor uw bedrijf zijn geschreven, kunt u weer jaren vooruit.

Heeft u nog geen algemene voorwaarden? Of kunnen uw bestaande algemene voorwaarden wel een frisse blik of een grondige opknapbeurt gebruiken? Wij kijken graag met u mee.